Zohoのワークフローは人事サービスPeopleで
先日のZoholicsの展示ブースに「Zohoでワークフローを行うサービスはありますか？」と問い合わせをいただいたので、「御社が求められるワークフローはZoho Peopleで対応可能です」とお答えした。
ChatGPTにワークフローについて問い合わせると
1. 申請・承認プロセスの自動化：経費精算、休暇申請、購入申請など、社内での様々な申請や承認プロセスを電子化し、自動で次の承認者へと進める機能です。これにより、紙ベースの申請よりも迅速かつ正確に業務が進行します。
2. タスク管理と割り当て：プロジェクトや業務のタスクを管理し、メンバーへ割り当てる機能です。進捗管理や期限管理も含まれ、チームでの協業を支援します。
3. 文書管理：契約書や報告書などの文書のライフサイクル（作成、承認、公開、アーカイブ）を管理する機能です。バージョン管理やアクセス権限の設定も可能で、文書の整合性とセキュリティを保ちます。
4. 通知とリマインダー：承認が必要な項目や期限が迫っているタスクについて、関係者に自動で通知やリマインダーを送る機能です。これにより、業務の遅延を防ぎ、スムーズな業務の進行を促します。
ところがところが、Zohoは各サービス（CRM、People、Desk、Flowなど）毎にそれぞれの業務に必要なワークフロー相当機能を標準で用意しているため、あえてワークフロー専用のサービスは持っていない。
さらに、Zohoの言うワークフローは、ここで挙げた一般的なワークフローというよりも、フォーム（帳票）のイベント（作成、更新、日時日付）発生時に、決められたアクション（メールの送信、項目の更新、関係者への通知）を行うというものなのも、かなり分りづらくしている。
クラウド同志を連携する、iPaaSのZoho Flowもワークフローの範疇ではあるけれど、それはこの方が求められているモノでは無いですね。
なので「どのような文書の申請・承認ですか？」とお聞きして、「休暇や出張」とのことだったので、それであれば人事に関する帳票のワークフローなので、Zoho Peopleですとお答えしました。
ただ、Zoho Peopleの設定にあるワークフローは、先に述べたようにイベント毎のアクション機能出会って、ホンモノ（？）のワークフローは承認というメニューなので注意しましょう（なんでやねん）。承認（ワークフロー）の設定は「設定＞自動化＞承認＞承認の追加」から、実行する条件と承認ルートをクリックして行う。承認ルートは上司、役職、組織、個別の担当者などを選択する。
承認依頼は、必要なフォームを開いて、各項目にデータを入力後、送信することでフローが起動される。
承認フローは、承認先に通知されるとともにメールが送信される。
承認先は、表示された通知から承認フローを開いて、承認/却下/転送をクリックして処理を行う。
以上がZoho Peopleの承認フローの概要です。
フォーム（ドキュメント）のカスタマイズや、フロー実行の条件など、細かな設定はまだまだありますが、興味がありましたら、以下のボタンよりお問い合わせください。